Co ma wspólnego EZD z ISO, skoro EZD stanowi narzędzie pracy w urzędzie, a ISO normę postępowania? Niestety, z wypowiedzi pełnomocnik Papaj nie byliśmy w stanie tego wywnioskować. Co ciekawe, o żadnej rezygnacji przez rządzącą ekipę z certyfikatu ISO nie ma mowy.
Podczas konferencji prasowej, jaka odbyła się 4 marca 2019 r. w kieleckim magistracie pełnomocnik Danuta Papaj zapowiedziała wprowadzenie systemu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), czyli systemu teleinformatycznego do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwiającego wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie to, że Pani Papaj zapowiedziała, że EZD zastąpi system ISO, czyli międzynarodową normę określająca wymagania, które powinien spełniać system zarządzania jakością w organizacji.
- W zamian za brak programu ISO wprowadzamy EZD, który w dniu dzisiejszym Pan Prezydent podpisuje. To jest system zarządzania dokumentacją, czyli obiegiem dokumentacji i z tego systemu obiegu dokumentacji między innymi będziemy mogli spowodować, że faktury będą mogły być publikowane on-line, ale to też umożliwi odpowiednie zarządzanie, które będzie możliwe na poziomie dyrektorów, a przede wszystkim prezydenta miasta Kielce, który będzie miał możliwość wglądu w każdą jedną sprawę (…) to jest tak naprawdę to, do czego zmierzał system ISO, z tym, że po pierwsze system ISO był odpłatny, a system który wprowadzamy jest bezpłatny, ponadto angażował zbyt dużą liczbę osób – wyjaśniała Danuta Papaj.
Jak czytamy na stronie internetowej miasta Kielce: - W ramach przeprowadzonego w dniach 31 lipca – 4 sierpnia 2017 roku w Urzędzie Miasta Kielce audytu odnowienia Zintegrowanego Systemu Zarządzania Urząd otrzymał certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania spełniającego wymagania norm PN-EN ISO 9001:2015-10, PN-ISO/IEC 27001:2014-12 oraz certyfikat potwierdzający spełnienie wymagań Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.
Certyfikat ten został przyznany do 17 sierpnia 2018 r., kiedy prezydentem miasta był jeszcze Wojciech Lubawski, a Pani Papaj zaledwie przygotowywała się do pełnienia funkcji pełnomocnika. Najwidoczniej miasto Kielce nie podjęło się przeprowadzenia kolejnego audytu bądź też jego wynik był negatywny. Co do tego możemy jedynie spekulować – w dniu 10 lipca 2018 r. prezydent Wojciech Lubawski wydał zarządzenie, w którym stwierdza się, że Zintegrowany System Zarządzania spełnia wymagania norm ISO. Co do zaś samego wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, to zespół ds. jego wdrożenia został powołany jeszcze w… 2008 r., zaś został rozwiązany 30 października 2018 r. Czy zatem zakończyła się jego praca, a sam system został wdrożony – pozostaje jedynie domniemywać.
Na uwagę zasługuje również fakt, że Zarządzenie w sprawie EZD, o którym mówiła Pani Papaj nie zostało opublikowane na BIP miasta Kielce, choć inne zarządzenie z tego dnia jest już tam umieszczone.
Kielczanie wciąż czekają na realizację jednej z najprostszych w realizacji obietnic wyborczych – wprowadzenia rejestru faktur on-line.
/GK/ 05.03.2019
